Am 13. Juli 2014 starteten wir eine Umfrage zur Nutzung der HSG-Forschungsplattform Alexandria. Insgesamt 1378 Personen erhielten eine Mail mit der Bitte um Teilnahme bei der Umfrage. 120 Personen antworteten, was ca. 9% Rücklauf entspricht (ohne nochmalige Erinnerung an die Umfrage). Nachfolgend sind die wichtigsten Resultate zusammengefasst:

Von den Antwortenden stammten ca. 60 Prozent aus der Forschung, je 20 Prozent verorteten sich hauptsächlich in der Lehre oder der Verwaltung. Ein Drittel war weiblich und 9 von 10 Teilnehmenden nutzen die Plattform bereits mehr als 2 Jahre, die meisten jedoch weniger als einmal die Woche (60%). Grösstenteils wird die Plattform zum Einstellen von Publikationen genutzt, etwa die Hälfte der Antwortenden gaben an, auch Projekte einzutragen, Volltexte von Publikationen hochzuladen oder sowohl das eigene Personenprofil darin zu pflegen wie auch andere Personen über Alexandria zu suchen.
Wenig genutzt, und wohl auch wenig bekannt, ist die Funktion Publikationen einer Forscherin bzw. eines Forschers (oder gar eines Instituts) via RSS-Feed zu abonnieren.

Zugang zur Plattform und Auffindbarkeit

Die besten Rückmeldungen (4 von 5 Punkte) erhielt die Plattform im Bereich Zugang und Auffindbarkeit. Allgemein wird zwischen Intranet und Internet unterschieden: Während die Plattform im HSG-Intranet nur schlecht integriert zu sein scheint, wird die Auffindbarkeit über die Google-Suche immer wieder gelobt. Die Programmierer vom MCM (Thomas Nicolai und Lars Kirchhoff) scheinen hier vor 10 Jahren einen sehr guten Job gemacht zu haben!
In den Google-Suchresultaten fällt dann aber eben auch auf, dass die Webprofile der Forschenden und die Alexandria-Personenprofile sich häufig unterscheiden, was mehrere Male bemängelt wird bei den Rückmeldungen. Dieser Umstand sollte demnächst hinfällig sein: Seit einigen Wochen bezieht Alexandria die Personendaten von der zentralen Personendatenbank der HSG-IT (siehe Personenprofil-Manager). Noch sind nicht alle Probleme diesbezüglich gelöst, aber in Zukunft sollten auf den HSG-Seiten immer dieselben Angaben zu einer Person zu finden sein (Adresse, Mail usw.)

Da die Software bereits einige Jahre ohne gründliches Redesign auf dem Buckel hat, erscheint einigen die Oberfläche und der Funktionsumfang veraltet. Auch wird bemängelt, dass die Plattform für Geisteswissenschaftler nur bedingt brauchbar ist, da z.B. die Sortierreihenfolge der Publikationen klar auf Artikel ausgerichtet oder die Sprachauswahl sehr eingeschränkt ist. Allgemein wird eine Flexibilisierung gewünscht, was die verwendeten Zitationsstandards, aber auch die Import- und Export-Möglichkeiten, betrifft.
Interessant ist, dass die einfache Oberfläche beziehungsweise das Layout der Webseite einigen der Antwortenden einfach und übersichtlich erscheint, anderen hingegen die Bedienung dadurch oft schwer fällt. Die Suchmöglichkeiten innerhalb der Plattform sind jedoch für die meisten nicht genügend oder veraltet.

Benutzerfreundlichkeit und Open Access

Positiv schneidet hingegen die Möglichkeit ab, auf Alexandria die Volltexte von Publikationen zu hinterlegen oder auch herunter zu laden. Kritisiert wird hier v.a. die rechtliche Unsicherheit, ob man als Autor oder Autorin den Volltext hochladen darf (meistens darf man dies, zumindest die akzeptierte Manuskriptversion). Oder die vom Verlag verlangten Sperrfristen führen zu Unsicherheiten (beim Hochladen des Volltextes können diese angegeben werden und der Text erscheint dann erst nach Ablauf der Frist in der Forschungsplattform).
Verbesserungen sollte die neue Lösung im Bereich Eingabe oder fehlende Datenübernahme (Import) von Publikationen bieten: Die Eingabemasken sind zu restriktiv und nicht benutzerfreundlich, auch die Sperrung der Publikationen (Journal Paper, Bücher, Konferenzpaper) nach der Kontrolle durch die Bibliothek wird verschiedentlich kritisiert. Das Eintragen von „forthcoming“-Publikationen soll weiterhin möglich sein. Und nicht zuletzt gibt auch ein Namenswechsel nach einer Heirat Anlass zu Verbesserungswünschen (bisher wurden 2 Profile in Alexandria angelegt, manuell lassen sich diese dann miteinander verlinken).
Ziel wird weiterhin sein, dass die Forschenden möglichst einfach im sogenannten Self Service möglichst viele ihrer Daten selber pflegen können. Ebenfalls beibehalten werden soll, wenn auch in einer neuen Art, der monatliche Newsletter. Dieser wird anfangs Monat automatisch von der Software aus den neusten Einträgen in der Plattform generiert, angereichert mit den Amazon-Covern von Büchern und dann an alle Alexandria-Nutzerinnen und Nutzer (und externe Abonnenten) verschickt.

Weshalb etwas Neues?

Bereits erwähnt wurde der Wunsch der Umfrageteilnehmerinnen und -teilnehmer, die Plattform besser zu vernetzen oder bessere Import- und Exportmöglichkeiten für die eigenen (oder auf fremde) Publikationslisten zu erhalten.
Seit dem Start der Forschungsplattform Alexandria 2005 hat sich vieles im Bereich Vernetzung verändert, auch im akademischen Bereich: Netzwerke wie Researchgate, Academia.edu oder auch SSRN und RePEc sind entstanden oder haben sich etabliert. Auch vielfältige Tools sind im Einsatz, etwa Mendeley oder andere Literaturverwaltungswerkzeuge.
Um all diese neuen Möglichkeiten zu unterstützen, taugt die bisherige Software nicht mehr. Auch ist durch die schiere Anzahl und das dynamische Umfeld eine Eigenentwicklung nicht mehr sinnvoll. Hier soll zukünftig auf Standardsoftware zurückgegriffen werden.

Die ab und zu in der Umfrage geäusserte Meinung, man könne sich doch eine solche HSG-Plattform ganz sparen, zielt aber am Ziel vorbei: Die HSG hat sich einer Open Access Policy verschrieben, welche die in der HSG erstellten Publikationen auch auf HSG-eigenen Servern der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen möchte. Und zwar dauerhaft. Dies ist bei kommerziellen Lösungen nicht gewährleistet. Deshalb ist im Open Access Reglement der Universität St. Gallen auch explizit aufgeführt, dass die Universität ein eigenes Institutional Repository führt (eben bisher die Forschungsplattform Alexandria). Einzig so kann die HSG selber bestimmen, in welchem inhaltlichen Zusammenhang die Publikationen dargestellt werden, zum Beispiel mit der Verlinkung auf ausführliche Personenprofile oder auf Projekte. Sollte in Zukunft der Ruf lauter werden, dass auch die Rohdaten von Forschungsresultaten publik gemacht werden sollen (siehe OpenAIREplus), dann müssen diese Daten ebenfalls auf HSG-eigenen Servern abgelegt werden können.

Unbemerkt blieb bisher vielen, dass auch Google Scholar auf die Forschungsplattform Alexandria zurückgreift: Publikationen aus Alexandria tauchen nämlich recht häufig in den Auswertungsresultaten der Software «Publish or Perish» von Harzing auf. Und diese bezieht ihre Daten in der Standardeinstellung von Google Scholar.

Im Projekt «Alex – Migration Forschungsplattform», welches seit anfangs Juni 2014 läuft, werden wir die Rückmeldungen aus der Umfrage berücksichtigen und möglichst viele davon hoffentlich in einer neuen Lösung umsetzen können. Deshalb danken wir allen Teilnehmenden für die Mitarbeit! Auf unserer Projekt-Webseite können Sie sich jederzeit über den aktuellen Stand des Projekts informieren.

Mit einigen Teilnehmerinnen und Teilnehmern wird in den nächsten Tagen Kontakt aufgenommen (sofern dies gewünscht wurde), um in einem persönlichen Gespräch noch mehr Einblick in die Nutzung und die Wünsche der Forschenden zu erhalten.

Ruedi Lindegger